Archiwizacja dokumentów wydaje się dziedziną, która nie jest podatna na zmiany. A jednak i tutaj mamy do czynienia z pewnymi trendami. Głównym celem zmian jest oczywiście uproszczenie procedur przy zachowaniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Sprawdź, jak dziś podchodzi się do przechowywania dokumentów.
Digitalizacja danych
Dokumenty w wersji papierowej wciąż są w obiegu, jednak łatwo zauważyć, że dane coraz częściej przekazywane są w formie elektronicznej. Archiwizowanie dokumentów na dyskach czy w chmurze jest wygodniejsze i pochłania mniej zasobów. Warto jednak pamiętać, że nie jest wolne od ryzyka.
Przedsiębiorcy idą jeszcze dalej – nie tylko przyjmują dokumenty w formie cyfrowej, ale również digitalizują archiwum. W ten sposób pozbywają się dokumentacji papierowej, którą trzeba przechowywać przez kilka, a czasami kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt lat. Digitalizacja jest wygodna, ale przejście z wersji papierowej na cyfrową samo w sobie jest wymagające.
Archiwum zewnętrzne
Kolejnym trendem w archiwizacji danych jest korzystanie z usług archiwum zewnętrznego. Nie chodzi jednak wyłącznie o wynajęcie powierzchni do przechowywania, a o kompleksową opiekę nad dokumentami. Jak to wygląda w praktyce? Archiwizowanie akt rozpoczyna ich klasyfikowanie, porządkowanie i segregowanie. Dzięki temu trafiają one do szczelnie zamkniętych pudeł, które otrzymują odpowiednie etykiety. W razie potrzeby dokumenty można odnaleźć bez większego problemu, a klient uzyskuje do nich dostęp w krótkim czasie.
W zewnętrznym archiwum dokumenty przechowywane są aż do momentu, w którym można je bezpiecznie zutylizować. Pamiętajmy, że okres archiwizacji jest różny dla poszczególnych akt.
Archiwizacja dokumentów Ekoakta to doskonały sposób na odciążenie pracowników, a także bezpieczne przechowywanie aż do wyznaczonego w przepisach terminu. Nic więc dziwnego, że ten trend zdobywa coraz większe wśród przedsiębiorców prowadzących działalność na różną skalę i w różnych branżach.
Bieżąca kontrola nad dokumentami archiwalnymi
Coś, co wydaje się dziś oczywiste, jeszcze do niedawna uchodziło za dodatkowy, żmudny obowiązek. Obecnie coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z potrzeby sprawowania bieżącej kontroli nad dokumentacją archiwalną. W pierwszej kolejności chodzi oczywiście o bezpieczeństwo danych, które nie mogą zostać przedwcześnie usunięte, nie może też nastąpić ich upublicznienie. Ale bieżące kontrolowanie stanów archiwalnych to także oszczędność miejsca i pieniędzy. Trzymanie dokumentów, które nie są już potrzebne ani wymagane prawnie, nie jest zgodne z przepisami.
Bieżącą kontrolę nad stanami magazynowymi ułatwiają nowoczesne oprogramowania, dzięki którym można przechowywać dokumentację w wersji cyfrowej. Korzystanie z nich prowadzi do digitalizacji danych lub powolnego przechodzenia z archiwum papierowego na cyfrowe. Trzeba przyznać, że choć ciągłe kontrolowanie zasobów archiwalnych to trend niejako wymuszony przez ustawodawcę, to skorzystało na nim wiele firm.