Umowy, regulaminy, akty notarialne – te i inne dokumenty prawne sporządzane są w każdej firmie. Wymagają one odpowiedniego zabezpieczenia nie tylko na czas pracy bieżącej, ale również archiwizacji. Wiele z nich trzeba przechowywać kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, a nawet wieczyście. Sprawdź, jakie obowiązki ciążą na właścicielach firm z tytułu przetwarzania dokumentacji prawnej.
Dlaczego dokumentacja prawna w firmie jest tak ważna?
Dokumenty prawne są filarem działalności przedsiębiorstwa. To one wskazują ramy, w jakich funkcjonuje firma. Dobrym przykładem jest sama umowa założycielska czy akt notarialny, które są podstawą dokonania wpisu podmiotu gospodarczego w różnych rejestrach. Inne dokumenty, takie jak umowy, regulaminy czy akta wprowadzające istotne zmiany w strukturze (np. uchwały podjęte przez zarząd), poświadczają aktualną sytuację prawną jednostki. Dlatego tak ważne jest ich:
- prawidłowe sporządzanie – dokumenty muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, a także muszą zostać przygotowane w odpowiedniej formie,
- udostępnianie wyłącznie osobom uprawnionym – tego typu dokumentacja może stanowić element tajemnicy przedsiębiorstwa,
- archiwizowanie – akta prawne często archiwizowane są wieczyście, zatem należy zapewnić im odpowiednią ochronę.
Od sporządzenia do archiwizacji
Za przygotowanie dokumentów prawnych często odpowiada adwokat, radca prawny lub – jeśli jest to konieczne ze względu na wymaganą przepisami formę – notariusz. Dokumentacja ma charakter urzędowy, dlatego musi spełniać wszelkie wymogi przewidziane w odrębnych przepisach. Przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać ją przez okres przewidziany dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Archiwizacja akt prawnych nie musi jednak odbywać się w siedzibie jednostki – istnieje możliwość skorzystania z usług archiwum zewnętrznego. Oferuje je firma Rhenus Office System Poland, a szczegóły można znaleźć na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-prawne/. Archiwum zewnętrzne to opłacalne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm, w których dokumentacja prawna przewija się niemal każdego dnia.
Dokumenty prawne wśród innych dokumentów firmowych
Czasami dokumenty prawne nieumyślnie trafiają do teczki z dokumentacją finansową czy handlową. Dlatego kluczowe jest ich rozróżnienie i oddanie specjalistom. Na stronie https://www.rhenus-office.pl/ znajdziesz informacje dotyczące zakresu współpracy, dzięki której zarządzanie firmą stanie się o wiele prostsze.
